Presente em 90% dos computadores corporativos, artigo fala sobre como o Excel é hoje uma importante ferramenta para as empresas

Uma das mais importantes ferramentas em uso no ambiente corporativo são as planilhas de cálculo. Com suas inúmeras funções, integrações com outros aplicativos e facilidade de uso, acabam sendo inevitáveis nas organizações e extremamente eficientes ao que se propõem. A popularização da ferramenta é tamanha que se tornou referência no mundo corporativo, como um instrumento eficaz na realização de simulações de gastos e investimentos, controle de gestão de vendas, e, em casos extremos, até mesmo como o próprio ERP de muitas pequenas empresas.

Em pesquisas recentes, estima-se que está presente em 90% dos computadores corporativos, o que prova sua popularidade e eficiência frente às necessidades das mais diversas áreas de negócio do mundo.

Percebe-se, portanto, que as planilhas de cálculo passaram a ser indispensáveis nas empresas, e em alguns casos, insubstituíveis, uma vez que possuem embutido um forte conjunto de regras de negócio evoluídas durante anos, bem como um alto valor investido no aperfeiçoamento e adequação das necessidades do negócio em que estão inseridas. Entretanto, diante de seus inúmeros e inegáveis pontos positivos, ainda existem algumas estratégias gerenciais que precisam ser colocadas em prática para que possam garantir uma maior segurança em ambientes distribuídos.

O caso que mais preocupa neste tipo de ambiente é o controle de versionamento dos arquivos. As empresas necessitam distribuir suas planilhas a equipes espalhadas por diversos pontos de negócio, o que faz com que uma versão original seja entregue sem um controle rígido sobre suas regras de negócio, qualidade das informações e regras de acesso. Isto acarreta na perda de controle do versionamento e dificultam a integração das diversas novas versões no momento da conciliação de arquivos. Aliado a este fato, questões de segurança também são ignoradas no caso acima, já que as planilhas transitam por e-mail, possibilitando que dados estratégicos caiam em mãos não autorizadas.

Os departamentos de TI das empresas possuem um grande desafio para melhor gerir este descontrole, sem que haja necessidade de retrabalho e que informações sejam perdidas ou sobrescritas. Assim, de forma a garantir que o controle de acesso às informações ocorra de maneira adequada, que as planilhas sejam armazenadas em locais centralizados e previamente definidos, seguros e versionados, vem sendo desenvolvidos add-ons específicos e frameworks para atualização de planilhas de cálculo, a fim de garantir a robustez das informações que contém e assegurando uma normalização de seus conteúdos. Desta forma, a integração destas planilhas dentro de uma arquitetura de sistemas corporativos torna-se mais fácil e gerenciável, facilitando a disponibilização aos usuários finais de um padrão de documento, com controle de acesso e retro-compatibilidade com versões anteriores, sem perder dados operacionais e regras de negócio previamente definidas.

Acreditamos que há um “dilema” entre a TI e o negócio com o uso destas planilhas. A TI tem o compromisso de integrar plataformas de sistemas e o negócio quer agilidade. Nem sempre essas duas coisas são compatíveis. Assim, dentro deste cenário e utilização massiva das planilhas de cálculo, a gestão desta ferramenta no ambiente corporativo deve seguir uma estratégia muito segura e assertiva no controle e distribuição das informações e no controle das informações confidencias das companhias. Estas soluções estão sendo adotadas pelos departamentos de TI, reduzindo o tempo de gestão dos processos envolvendo planilhas e dando segurança de utilização ao usuário final.

*por Júlio Ricardo Silveira, gerente de Produto da Tlantic.